Version: 1.1
Vorlage Sammelkostenabrechnung
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Ausfüllanleitung
- Spalte A) Datum: Es gilt Datum des Belegs (=Rechnungsdatum)
- Spalte B) Art der Ausgabe angeben; bei Fahrten: Fahrziel und Grund der Fahrt eintragen
- Spalte E) Belegnummer: Alle Belege von 1-x durchnummerieren und hier die jeweilige Belegnummer angeben. Je nach Form des Belegs entsprechend (Papier) oder (digital) dahinter schreiben.
- Maxime: Keine Rückerstattung ohne Beleg.
- Digitale Belege per E-Mail mitsenden, Papier-Belege einseitig auf ein Extrablatt aufkleben.
Durchführung der Abrechnung
- Abrechnungsbogen vollständig ausfüllen (Kontodaten und Kopfzeilen nicht vergessen, nicht benötigte Reiter löschen).
- Belege zusammenstellen.
- Datei zusammen mit allen digitalen Belegen per E-Mail an den Verantwortlichen für den Bereich sowie den Verantwortlichen für die Buchhaltung schicken.
- Papier-Belege per Post schicken (vorab ggf. abfotografieren und mit den Verantwortlichen abklären).
Hinweise
- Siehe Reiter „Beispiele“ für typische Anwendungsfälle
- Eine Abrechnung sollte nur Ausgaben aus einem Bereichen / einer Kategorie enthalten. Für weitere Bereiche jeweils eine weitere Abrechnung erstellen.
- Wenn (auch) Fremdwährungen enthalten sind, dann den Reiter „mit Währungsumrechnung“ verwenden
Beispiele
| Sammel-Kostenabrechnung | Datum: | 23.06.50 | ||
| Name: | Timotheus | Zeitraum: | Juni 50 | |
| Bereich: | Apostolische Reisen | Verantwortlicher: | Paulus | |
| Rechnungsdatum | Fahrziel / Grund / Betreff | Einnahme | Ausgabe | Beleg-Nr. |
|---|---|---|---|---|
| 06.06.50 | Zugticket Ankara - Konya - Ankara | 39,99 € | 1 (digital) | |
| 07.06.50 | Flugticket Ankara - Antiochia | 154,40 € | 2 (digital) | |
| 07.06.50 | Übernachtungskosten Herberge Antiochia | 20,00 € | 3 (Papier) | |
| 08.06.50 | Kilometerabrechnung Antiochia - Tarsus (240 km * 0,30 €/km) | 72,00 € | ||
| Summe | 286,39 € | |||
| Sammel-Kostenabrechnung | Datum: | 23.06.50 | ||
| Name: | Timotheus | Zeitraum: | Juni 50 | |
| Bereich: | Büro | Verantwortlicher: | Silvanus | |
| Rechnungsdatum | Fahrziel / Grund / Betreff | Einnahme | Ausgabe | Beleg-Nr. |
|---|---|---|---|---|
| 01.06.50 | Portokosten 10x 0,80 € | 8,00 € | 1 (Papier) | |
| 02.06.50 | Büromaterial (Kopierpapier, Briefumschläge) | 4,39 € | 2 (Papier) | |
| 05.06.50 | Handyrechnung 04-05/50 | 19,99 € | 3 (digital) | |
| Summe | 32,38 € | |||
