Prozessbeschreibung Mitgliederversammlung

Prozessbeschreibung Jahresvollversammlung

Mit der Bezeichnung "Büro" ist die Person und der Ort gemeint, der administrative Aufgaben vom Verein erledigt und wo Unterlagen abgeheftet werden.

Leiter: Vorstandsvorsitzender/Büro

Prozessdauer: 4,5 Monate

Nr.	Beschreibung	Deadlines	Verantwortlicher	Bemerkungen
1	Vorbereitung
a	Vorstandsvorsitzender stößt Vorbereitung der Vollversammlung an	3,5 Monate vor Versammlung	Vorstand
b	Vorstand bespricht, ob Bedarf für Satzungsänderungen	3 Monate vor Versammlung	Vorstand	satzungsbedingte Vereinsziele und gesetzliche Änderungen berücksichtigen
c	Ggf. Satzungsänderung formulieren	3 Monate vor Versammlung	Vorstand
d	Satzungsprüfung ans Finanzamt bei Änderung von Vereinszwecken und Vereinszielen	3 Monate vor Versammlung	Vorstand	wenn "Kleinigkeiten" geändert werden, muss die Änderungsprüfung nicht zum Finanzamt geschickt werden.
e	Büro fordert Kassenwart auf, Finanzbericht zu erstellen	2 Monate vor Versammlung	Büro	Vorlage für EÜR vorhanden
f	Büro fordert Kassenprüfer auf, Kassenprüfung durchzuführen, Bericht zu erstellen und ausgedruckt zur Vollversammlung mitzubringen sowie an Büro zur Ablage zuschicken	2 Monate vor Versammlung	Büro	Vorlage vorhanden
g	Tagesordnung aufsetzen	1 Monat vor Versammlung	Vorstand
h	Tätigkeitsbericht vom Vorjahr bereitstellen	1 Monat vor Versammlung	Vorstand
i	Finanzbericht bereitstellen	1 Monat vor Versammlung	Kassenwart
j	Protokoll für die Rücklagenbildung verfassen und unterschreiben	1 Monat vor Versammlung	Vorstand + Kassenwart	Vorlage vorhanden
k	Versammlungsprotokoll vorbereiten	1 Monat vor Versammlung	Büro	Vorlage vorhanden
l	Einladung an alle Vereinsmitglieder mit angehängter Tagesordnung, Berichten und ggf. Satzungsänderung verschicken	rechtlich mind. 14 Tage vor Versammlung	Büro	Vorlage vorhanden
m	Anwesenheitsliste vorbereiten	Versammlung	Büro	Vorlage vorhanden
n	Alle Unterlagen anhand Checkliste zusammenstellen und zur Vollversammlung ausgedruckt mitbringen	Versammlung	Büro	Vorlage vorhanden
2	Vollversammlung durchführen (45-60min)
a	Protokollführer festlegen, Versammlungsführer ist der Vorstandsvorsitzende bzw. wird anderweitig bestimmt	während der Versammlung	Vorstands-vorsitzender
b	Finanzbericht inklusive Rücklagenbildung vorstellen	während der Versammlung	Kassenwart
c	Tätigkeitsbericht (=Jahresbericht) vorstellen	während der Versammlung	Vorstands-vorsitzender
d	Kassenprüfungsbericht vorstellen	während der Versammlung	Kassenprüfer
e	Vorstand entlasten	während der Versammlung	Kassenprüfer
f	Vorstand wählen	während der Versammlung	Versammlungsführer
g	Anwesenheitsliste ausfüllen	während der Versammlung	Versammlungsführer
h	Mitgliedsliste aktualisieren	während der Versammlung	Büro
i	Ggf. Satzungsänderung beschließen	während der Versammlung	Versammlungsführer
j	Kassenprüfer für Prüfung im nächsten Jahr wählen	während der Versammlung	Vorstand
3	Nachbereitung
a	Fertigstellung und Unterzeichnung aller Berichte und Protokolle durch Vorsitzenden	nach der Versammlung	Versammlungsleiter / Vorsitzender
b	Protokoll scannen und an alle Mitglieder schicken (4 Wochen warten, ob es Fragen gibt)	nach der Versammlung	Büro
c	Satzungsänderung: notariell beglaubigen lassen (und Notar meldet das dem Amtsgericht)	4 Wochen nach der Versammlung	Vorstands-vorsitzender
d	neuer Vorstand: Änderung beim Amtsgericht über Notar anmelden	4 Wochen nach der Versammlung	Vorstandsvorsitzender
e	Vorstandsvorsitzender leitet Registermitteilung an Büro zur Ablage	4 Wochen nach der Versammlung	Vorstandsvorsitzender
f	Ablage neuer Satzung zugänglich für Vorstandsmitglieder		Büro
g	Termin für nächste Jahresvollversammlung in der Jahresplanung veranlassen		Büro